1.- Las Simulaciones de Empresa: una potente herramienta de aprendizaje

Las simulaciones de gestión de empresa son unas potentes herramientas de aprendizaje que hacen posible que los participantes en las mismas puedan aprender sobre los factores que influyen en las distintas áreas de sus negocios comunicándose, argumentando, negociando, compitiendo, tomando decisiones, alcanzando compromisos y poniendo a prueba sus ideas de manera creativa sin exponerse a los riesgos propios de una situación real.

Los participantes tienen que manejar información -cuantitativa y cualitativa- y fijarse objetivos que podrán alcanzar total o parcialmente. Experimentan también las consecuencias de sus propias decisiones y acciones enfrentándose a las múltiples incertidumbres surgidas de la incompleta comprensión que tienen de la situación y de las acciones de sus competidores y de otras entidades externas.

Las simulaciones no pueden ofrecer una experiencia real, pero ofrecen lo más parecido a la misma, una experiencia indirecta de carácter casi adictivo por la fuerte motivación que generan en los participantes gracias a su carácter participativo e interactivo y a los factores competitivos que producen altos niveles de compromiso.

La gran mayoría de los participantes en simulaciones de empresa mencionan que su participación en las mismas fue su experiencia de aprendizaje más provechosa y memorable. En 1999 se interrogó, mediante una encuesta, a Directores y Responsables de Formación de todo tipo de organizaciones en el Reino Unido sobre los beneficios de las simulaciones de empresa como herramienta de formación. Los resultados de la encuesta demostraron que las simulaciones ayudan a los participantes a:

• Comprender la interrelación entre las diferentes áreas funcionales de su empresa y conocer mejor aquellas en las que no son especialistas
• Desarrollar las habilidades para el trabajo en equipo. Las simulaciones muchas veces hacen posible que se formen equipos muy cohesionados y permiten explorar distintos roles y su impacto en el rendimiento del equipo
• Desarrollar las habilidades para la toma de decisiones. Los informes -rápidos y sin ambigüedades- con los resultados permiten que los participantes comprueben muy claramente las consecuencias de sus decisiones
• Aumentar los conocimientos y habilidades de tipo funcional
• Desarrollar las habilidades para enfrentarse al cambio, el riesgo y la incertidumbre

Todos estos factores explican por qué las simulaciones de empresa empiezan a ser el núcleo de los cursos tipo MBA en numerosas Escuelas de Negocios europeas y norteamericanas, ocupando hasta el 40-50% de las horas lectivas, y la base de numerosos Seminarios de Formación y Actualización para ejecutivos.

2.- Tipos de simulaciones de empresa

Aunque existen muchas diferentes formas de simulaciones, en este apartado solo analizaremos cuatro de los tipos más importantes.

• Role-plays
• Juegos de simulación
• Simulaciones basadas en la realidad
• Simulaciones "outdoor"

Role-plays. Este tipo de simulaciones se enfoca en el comportamiento humano. Hacen posible que los participantes representen situaciones a las que se enfrentan en el trabajo o que esperan encontrar en el futuro. Generalmente los "role-plays" no requieren instalaciones o equipos (tableros, ordenadores...) sino tan solo a los participantes y suelen realizarse en tres etapas.

Preparación. El formador explica porqué y para qué se va a llevar a cabo el "role-play". Se da tiempo a los participantes para que estudien sus roles y, si es necesario, para planear una estrategia para su comportamiento. El formador, por su parte, realiza los preparativos físicos necesarios (disposición de la sala, por ejemplo) para llevar a cabo el ejercicio. Los observadores, por último, estudian sus instrucciones. - Desarrollo. Dos o más participantes representan sus roles. Los participantes pueden representar los mismos roles o cambiarlos a lo largo del ejercicio. Los observadores monitorizan el comportamiento de los participantes y registran aquellos eventos y comportamientos importantes para su análisis. - Evaluación. Los participantes, los observadores y el formador discuten y analizan como percibieron el "role-play", que factores influyeron en los resultados y porqué se llegó a los mismos, en un intercambio de puntos libre y abierto.

Juegos de simulación. Podría definirse un juego como una actividad estructurada en la que dos o más participantes compiten dentro de las limitaciones establecidas por una serie de reglas para alcanzar un objetivo. Un juego de simulación combina las características de los juegos y de las simulaciones en un juego basado en una simulación. Los juegos de simulación suelen ser ejercicios en los que el entorno es modelado por hojas informativas, tarjetas, tableros de mesa o un programa de ordenador. Los juegos de simulación suelen recibir también el nombre de "business games".

Los participantes deben asumir diversas funciones en las que pueden desarrollar libremente sus habilidades y conocimientos sin las limitaciones de un guión o de un personaje en un "role-play". Las tareas que han de desempeñar suelen ser muy realistas dado que están relacionadas con los procesos de resolución de problemas y de toma de decisiones de su trabajo real como directivos.

En un juego de simulación a los participantes se les suele encomendar las tarea de gestionar una empresa a partir de una situación dada o la gestión de una función específica dentro de una empresa simulada. El término "juego" en una simulación hace referencia al elemento competitivo. Varios equipos o individuos compiten entre sí. Cuando se recurre a la tecnología, como en el caso de los juegos de simulación computerizados, los equipos y los individuos pueden competir entre sí o contra el programa de ordenador.

Se pueden definir los juegos de simulación como una combinación de tres elementos: los roles y funciones asumidas por los participantes, un escenario y un sistema de medición y control.

Los roles definen las funciones y tareas que asumen los participantes. Se corresponden con la situación más o menos hipotética representada por la simulación. El escenario describe la situación de partida de la simulación. Incluye alguna información histórica, como el informe anual de la empresa o una descripción general sobre la situación del mercado. También están incluidas en el escenario las reglas del juego, los límites de tiempo, etc. El sistema de medición y control facilita a los participantes feedback sobre el progreso del juego. Puede adoptar la forma de información escrita en tarjetas, feedback de los miembros del equipo, feedback de un árbitro previamente designado o el feedback de un ordenador que calcula los efectos de las decisiones y acciones de los participantes.

Es posible encontrar en el mercado centenares de juegos de simulación, diseñadas para propósitos diferentes. Muchas de ellas pueden clasificarse dentro de alguna de las siguientes categorías:

- Simulaciones para la toma de decisiones, en las que el objeto del juego es mejorar la habilidad para la toma de decisiones de los directivos

- Simulaciones de interacción de grupo, en las que los participantes adquieren una mayor comprensión y conocimientos sobre los mecanismos de interacción entre individuos y de grupos de individuos dentro de una organización

- Simulaciones sistémicas, en las que los participantes adquieren un mayor comprensión y conocimientos sobre el funcionamiento interno de las organizaciones y sobre el impacto de las fuerzas del mercado, sociales, políticas, legislativas...

Simulaciones basadas en la realidad. Se utilizan para facilitar el cambio de actitudes y de habilidades en un grupo reducido de personas, con el objetivo de que ese cambio tenga un impacto directo en el desempeño laboral. Se suelen desarrollar como ejercicios "in-house" diseñados por el formador, en aquellos casos en los que el entorno y los parámetros de la tarea pueden ser tanto reales como modelados. Los objetivos de una simulación basada en la realidad están relacionados con las formas en que los directivos desempeñan sus funciones dentro de una organización específica, para facilitar el cambio organizacional mediante medidas concretas.

Hay dos tipos de simulaciones basadas en la realidad. En el primer tipo el entorno está basado en la realidad y las tarea está modelada (por ejemplo, un grupo de directivos que asumen el papel de consultores para una empresa real). Es un método muy efectivo para que los directivos desarrollen nuevas perspectivas sobre su papel en los procesos organizativos y para darles una visión sobre como funciona una empresa concreta (la suya propia, por ejemplo) en relación con los entornos interno y externo.

En el segundo tipo de simulaciones basadas en la realidad, la tarea está basada en la realidad realizando los directivos tareas representativas de su trabajo real, y el entorno está modelado. Los participantes tienen que crear una organización ficticia de un acuerdo con un conjunto definido de criterios y evaluar su efectividad.

Las simulaciones basadas en la realidad son menos predecibles que los juegos de simulación y los "role-plays". Están más cerca de la realidad de forma que los procesos, la duración y la secuencia de actividades deben ser flexibles y ser guiadas con una notable intuición por parte del formador. Este tiene que ser capaz de modificar la simulación sobre la marcha, alterar sus parámetros e intervenir cuando sea necesario. Por esta razón, las simulaciones basadas en la realidad requieren muchos más recursos para su implantación y monitorización que otros tipos de simulaciones.

Simulaciones "outdoor". Su objetivo es conseguir que los directivos abandonen formas condicionadas de percibirse a sí mismos dentro de un equipo y sobre el funcionamiento de esos mismo equipos. En los ejercicios tipo "outdoor" los participantes tienen que enfrentarse a una serie de retos tomando decisiones muy diferentes de las que suelen tomar en sus trabajos. El proceso contribuye a que los participantes desarrollen una mejor visión de todo lo que está implicado en la toma de decisiones y sobre los papeles que desempeñan el entorno y sus empleados.

Las simulaciones tipo "outdoor" requieren unas buenas capacidades de liderazgo, trabajo en equipo y habilidades directivas y, cuando se combinan con revisiones y discusiones individuales y en grupo, se convierten en una herramienta de aprendizaje muy poderosa. Las actividades que se llevan a cabo durante una simulación "outdoor", como montar en canoa, escalar, etc, no son más que medios para un fin, por lo que han de combinarse con explicaciones teóricas sobre conceptos comportamentales, discusiones y revisiones de forma que sea posible lograr los objetivos de aprendizaje.

3. Ventajas y beneficios de las simulaciones de empresa

Numerosos estudios han demostrado que con las simulaciones los alumnos consiguen grados más altos de conocimiento y retención de lo aprendido que con otros métodos didácticos. Entre las numerosas ventajas de las simulaciones cabría mencionar las siguientes:

• Aprender haciendo
• Motivación
• Entorno libre de riesgos
• Trabajo en equipo
• Compresión del tiempo
• Realismo
• Interacción inteligente
• Competencia entre participantes
• Experiencia comprehensiva de aprendizaje
• Aprendizaje acelerado
• Escalabilidad
• Atención incrementada

Muchas empresas diseñan sus programas de cambio organizativo persiguiendo ventajas competitivas descubriendo, muchas veces, que es frustrantemente difícil implantarlos. Esto se debe a que un programa con éxito depende no solo de estrategias cuidadosamente concebidas, sino también de una cultura de empresa que acepte el cambio. No importa lo bien que haya sido diseñado un programa ni el grado de compromiso de la alta dirección, ninguna iniciativa de transformación tendrá éxito a menos que todos y cada uno de los individuos que forman parte de la empresa estén dispuestos a cambiar su comportamiento. En este sentido, son los directivos los que más necesitan desarrollar nuevas habilidades para ayudar al resto de los empleados de la empresa a modificar hábitos de trabajo arraigados.

Desgraciadamente, los adultos no cambiamos fácilmente. Las conferencias, los módulos de formación y los talleres pueden servir para explicar la mecánica del cambio organizativo, pero es poco probable que sirvan para revolucionar las prácticas de trabajo cotidiano. La mayor parte del tiempo, casi todos aprendemos a través de la experiencia. Pero el trabajo cotidiano en cualquier empresa raramente facilita este tipo de aprendizaje. Dado que las demoras y la complejidad de muchas empresas tiende a oscurecer los vínculos entre las decisiones tomadas y sus consecuencias. En condiciones normales, pocos directivos pueden percibir los resultados totales de sus acciones.

Por ejemplo, el impacto en el negocio de la decisión de contratar más vendedores puede que no sea visible durante varios meses, período durante el que otras decisiones tomadas por la dirección pueden haber modificado la situación general. Para empeorar las cosas, muchos directivos solo tienen una perspectiva limitad de su empresa como una totalidad y, dado que su desempeño suele ser juzgado por los resultados a corto plazo, tienen muy pocos incentivos para contemplar los resultados a largo plazo de sus decisiones.

Las simulaciones de empresa son el medio ideal para superar estas barreras para el aprendizaje. Un extenso cuerpo de literatura y de investigaciones empíricas confirma el poder de las simulaciones para cambiar los comportamientos dando a los directivos la oportunidad de experimentar, poner a prueba sus hipótesis y aprender de sus errores en un entorno libre de riesgos.